Ordinarie föreningsstämma 2013, Protokoll

Protokoll ordinarie föreningsstämma Hellvi Fiber Ekonomisk Förening 23/6 2013
Mötet öppnas 14:04
Nuvarande styrelsen presenterar sig:
Hans Forsslund, Kerstin Ribeiro, Lennart Romin, Johan Svahn, Kjersti Jones, Lasse Johansson, Susanne Karlsson Gunilla Lindvall Durkee, Kate Viberg, alla styrelseledamöter och Peter Boman, Daniel Carlén och Kristoffer Pettersson styrelsesuppleanter

1. Val av ordförande samt sekreterare vid stämman
Hans Forsslund väljs till ordförande, och Johan Svahn till sekreterare

2. Godkännande av röstlängden
Listan godkänns och bifogas protokollet

3. Val av två justeringspersoner
Janne Thoren och Roger Wiberg väljs till justeringspersoner

4. Fråga om stämman blivit utlyst i behörig ordning
Enligt stadgarna: "Kallelse till föreningsstämma skall ske skriftligen via e-post eller brev. Kallelse ska ske tidigast fyra veckor före föreningsstämman och senast två veckor före ordinarie föreningsstämma. Kallelse skall även gå till revisorerna."
E-post skickades tisdag 06 Juni 2013 17:18:14 och samtidigt publicerades kallelsen på hemsidan. De medlemmar som saknar email har fått kallelse per brev eller direkt i handen. Påminnelse har gått ut i fredags.
Mötet anses utlyst i behörig ordning.

5. Fastställande av dagordningen
Avslutning av mötet saknas. I övrigt godkänns dagordningen.

6. Punkterna 6-8 i stadgarna (Styrelsens årsredovisningshandlingar och revisionsberättelsen, fastställande av balansräkningen och resultaträkningen samt ansvarsfrihet) ersätts av verksamhetsberättelse och ekonomisk lägesrapport på grund av förlängt redovisningsår
• Kan denna ordning godkännas? -Ja
• Verksamhetsberättelse och ekonomisk lägesrapport har skickats och delats ut. Några frågor med anledning av dessa? – En fråga om antal medlemmar, svaret är att rapporten togs ut sista maj.
• Kan vi godkänna dessa och lägga dem till handlingarna? Godkänns.

9. Frågan om arvoden till styrelseledamöterna och revisorer
All kontant ersättning ska anmälas till skattemyndigheten och sociala avgifter ska betalas på alla arvoden över 999 kronor per år.
• Förslag från styrelsen är att Milersättning betalas med den skattefria delen, f n 18:50 per mil och färdtidsersättning 17:50 per mil. Inga arvoden
Förslaget godkänns

10. Styrelsens förslag till verksamhetsplan, bedömning av anläggningskostnad, förslag till medlemsinsats vid anslutning samt regler och egenarbete
Vi går igenom kalkylen tillsammans och förklarar hur de olika fälten hänger ihop och vad de betyder.

Fråga kommer upp om det går att dela upp så att vissa lägger hela insatsen. Inte solklart att det skulle fungera, men det finns såklart fördelar med det. Det åläggs styrelsen att undersöka möjligheterna för det.

Det föreslås att vi frågar alla medlemmar vilket scenario/förslag de föredrar. På mötet diskuteras det att det är mer fördelaktigt att betala allt på en gång istället för att låna. Men också att det kan vara många som hoppar av då. Sammanfattningsvis sägs att vi självklart inte tjänar pengar direkt på att låna, men att vi kan tjäna anslutningar som indirekt ger en bättre ekonomi.
Det frågas om hur mycket extra det kostar med räntan på 7 kontra 15 års amortering.

Styrelsens förslag:
• Styrelsen ges i uppdrag att arbeta vidare med projektplanen. Medlemsinsatsen skall om möjligt vara 5000 men om styrelsen finner det nödvändigt kan de höjas med 2 tusen kronor.
• Egenarbete skall krävas av medlemmarna. Det kan vara att gräva på egen tomt, delta i röjning eller annat arbete i samband med projektet. Arbetsinsatsen överkommes individuellt med områdesansvariga och skall motsvara ca 10 timmars arbete. Vid utebliven arbetsinsats debiteras 2000 kr.
• Styrelsen ges i uppdrag att med utgångspunkt från bedömningen av anläggningskostnaden mm ansöka om lån.
• Projektbudget föreläggs vid extra föreningsstämma då beslut om projektstart under vissa förutsättningar tas.
• Möjligheten för att de som kan ska få betala hela summan på en gång ska utredas av styrelsen.
Beslutas enligt ovan.

11. Budget
Innan beslut om projektstart kan ingen egentlig budget upprättas. Styrelsen föreslås få mandat att bestrida löpande administrativa kostnader samt kostnader som är direkt relaterade till projekteringen. Inga lån eller andra åtaganden får ske innan projektbudgeten fastställts vid extra föreningsstämma.
Beslutas enligt styrelsens förslag.

12. Medlemsavgift och andra avgifter
Medlemsavgiften föreslås bli 300:- år från och med 2014
Beslutas enligt förslag

13. Beslut om projektstart
Får ske vid extra föreningsstämma.
Kallelse ska ske tidigast fyra veckor före föreningsstämman och senast en vecka före extra föreningsstämma. Kallelse skall även gå till revisorerna.
Diskussion om ombud, beslutas att kallelsen skall beskriva hur det går till med ombud. Andra medlemmar kan vara ombud och inte någon gräns för hur många medlemmar en person kan vara ombud för.
14. Beslut om antalet styrelseledamöter och styrelsesuppleanter som ska väljas
Valet nu gäller för verksamhetsåret 2014
Nuvarande styrelse är ansvarig för perioden från föreningens bildande och 2013. Frågan om ansvarsfrihet etc kommer att behandlas vid ordinarie stämma 2014.
Styrelsen ska bestå av lägst 3 och högst 9 styrelseledamöter med högst 3 styrelsesuppleanter.
Styrelseledamöter och styrelsesuppleanter väljs av föreningsstämman på två år. På första föreningsstämman väljs ungefär halva styrelsen på ett år så att styrelseval sker varje år. Förutom ordförande konstituerar styrelsen sig själv.
Förslag att vi väljer att ha 9 ledamöter varav en är ordföranden samt 3 suppleanter. Det betyder att vi väljer 4 ledamöter på ett år och 4 ledamöter på två år. Ordföranden väljs alltid på ett år.
Beslutas enligt förslaget.

15. Val av ordförande
Ordförande väljs av föreningsstämman på ett år (2014)
Hans Forsslund väljes.

16. Val av styrelseledamöter
4 på ett år och 4 på två år samt två suppleanter om beslutet blev 9 stycken 3 suppleanter vi har ju en adjungerad Mats Lindblom.
Väljes. Johan Svahn, Lasse Johansson, Lennart Romin och Kerstin Ribeiro på 2 år
Susanne Karlsson, Kate Viberg, Nilla Lindwall och Kjersti Jones på 1 år
Suppleanter: Peter Boman, Kristoffer Pettersson, Daniel Carlén.

17. Val av revisor(er) och revisorsuppleant
På ordinarie föreningsstämma skall årligen väljas lägst en och högst två revisorer och högst en revisorsuppleant.
Vi väljer att bara ha en revisor och en revisorsuppleant
Henry Forsblom väljs
Karin Falk väljs som revisorsuppleant.

18. Val av valberedning; tre personer, varav en skall vara sammankallande
Väljes:
Mikael Karlström, sammankallande.
Tomas Frid.
Martin Karlsten. (Blivande medlem)
Fråga ifrån valberedningen angående telefonnummer på hemsidan – vi håller dem på den interna sidan där vi lägger upp nummer till ansvariga poster.

19. Övriga ärenden som ska tas upp på föreningsstämman enligt lag eller föreningens stadgar, och som anmälts till styrelsen senast fyra veckor före årsmötet.
Inga ärenden har inkommit

20. Övriga frågor
Fråga om planerad ledningsdragning – går att se på hemsidan
Fråga om man kan behålla sitt telefonabonnemang med t ex Telia i fibernätet. Vi vet inte om just Telia vill och kan leverera bredbandstelefoni i andras bredbandsnät, men det går rent tekniskt.

Kan man dra fiber i befintliga rör tillsammans med kopparledningar? Om det finns plats i röret ska det gå.

Fiberpub i veckan efter den 20e juli.
Medlemmar som inte har mail ska få information på andra sätt. Styrelsen försöker hålla koll på en sådan lista men vill gärna ha hjälp med tips på sådana som inte får informationen.

Styrelsen ger medlemmarna på stämman i uppgift att värva fler medlemmar på ett snällt och informativt sätt utan hot.

21. Avslutande av mötet
Mötet avslutas.