Hellvi Fiber Ekonomisk Förening

Vi är en sockengemensam icke
vinstgivande organisation som byggt och äger
ett fibernät i Hellvi på norra Gotland

Protokoll årsmöte 2018

Protokoll ordinarie föreningsstämma

Hellvi Fiber Ekonomisk förening, Org nr 769625-0856

Tid och plats: Söndagen den 24 juni 2018 kl 14.00 – 15.35 i Hellvi Sportklubbs stuga

Deltagare: 28 medlemmar enligt bifogad röstlängd. Bilaga 1 (bilagan innehåller personuppgifter får vid behov efterfrågas hos sekreteraren)

Föreningens ordförande Hans Forsslund öppnar mötet och informerar om att styrelsens ledamot Lasse Johansson har avlidit. En tyst minut hålls till Lasses minne.

Därefter inleds årsmötet enligt dagordningen.

§ 1. Val av ordförande samt sekreterare vid stämman

Hans Forsslund väljs till mötesordförande och Kjersti Jones till mötessekreterare.

§ 2. Godkännande av röstlängden

En fullständig förteckning över föreningens 267 medlemmar föreligger. Ordföranden rapporterar att endast närvarande medlemmar eller medlemmar som genom fullmakt företräder annan medlem har rösträtt vid stämman.

Stämman godkänner röstlängden samt att samtliga beslut tas med acklamation om inte annat påfordras.

§ 3. Val av två justeringspersoner

Bo Kellström och Lennart Romin väljs till justeringspersoner.

§ 4. Fråga om stämman blivit utlyst i behörig ordning

Ordföranden rapporterar att kallelsen lades upp på hemsidan dem 8 juni och e-post skickades då också ut tillsamtliga registrerade adresser. Kallelsen med bilagor bifogades vid utskicket och lades även upp för nedladdning på hemsidan. 7 e-postadresser var felaktiga och 8 medlemmar saknar e-post.

Stämman beslutar att utlysning skett i behörig ordning.

§ 5. Fastställande av dagordning

Dagordningen godkänns med kompletteringen att övriga frågor kan anmälas direkt under aktuell punkt.

§ 6. Styrelsens årsredovisningshandlingar och revisionsberättelsen.

Kjersti Jones presenterar årsredovisningshandlingarna. Bilaga 2

Henry Forsblom presenterar revisorernas berättelse. Revisionen har inte gett någon anledning till anmärkning. Revisorerna föreslår ansvarsfrihet för styrelsen under verksamhetsåret. Bilaga 3

§ 7. A. Beslut om fastställande av balans- och resultaträkningen

Stämman beslutar att balans- och resultaträkningen fastställs

§ 7 B. Beslut om disposition av årets vinst enligt fastställd balansräkning

Stämman beslutar att årets vinst, 4 458 kr, balanseras i ny räkning.

§ 8. Beslut om ansvarsfrihet för styrelseledamöterna

Stämman beslutar att bevilja styrelsens ledamöter ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2017.

§ 9. Frågan om arvoden till styrelseledamöter och revisorer

Styrelsens förslag till arvode för styrelseledamöter och revisorer, oförändrat 990 kr, godkänns av stämman.

§ 10. Styrelsens förslag till verksamhetsplan inklusive nya regler för efteranslutning av nya fastigheter.

Ordföranden presenterar verksamhetsplanen inkl. nya regler för efteranslutning. Bilaga 4

Ordföranden informerar även om bakgrunden till styrelsens förslag till omarbetade regler för efteranslutning. Det har visat sig vara svårt att uppskatta kostnaden för efteranslutning eftersom entreprenörerna arbetar på löpande räkning. Fast räkning beräknas öka kostnaderna med ca 20 %. Hittills har nytillkomna fastigheter betalat insatsen till föreningen samt grävningen. Föreningen har betalat den del av kostnaden som motsvarar inblåsningen. Genomsnittlig anslutningskostnad för nytillkomna fastigheter har varit 31 000 kr inklusive moms.

Styrelsen har konstaterat att det inte är bra att grävkostnaderna varierar beroende på hur långt från ett kopplingsskåp som fastigheten ligger.

Styrelsens föreslår en fast kostnad upp till 200 m normal grävning. Eventuell sprängning, vägundergång eller annan besvärlig grävning tillkommer. Föreslaget fast pris är 15 000 kr + moms; insatsen om 12 000 kr, ej momspliktigt, tillkommer. Summan kan behöva höjas kommande år på grund av kostnadsökningar.

Styrelsen har även konstaterat att det inte har fungerat med två ansökningstillfällen per år utan föreslår istället ett ansökningstillfälle per år, den 1 oktober.

Stämman godkänner verksamhetsplanen och de nya reglerna för efteranslutning enligt de utsända förslagen.

§ 11. Budget

Kjersti Jones redovisar styrelsens förslag till budget. Bilaga 5

Stämman beslutar att godkänna budgeten.

§ 12. Medlemsavgifter och andra avgifter

Styrelsen föreslår oförändrad medlemsavgift om 300 kr/år och inga övriga avgifter. Styrelsen föreslår även ändring av medlemsavgiftens betalningsperiod. Bilaga 6

Stämman godkänner ändring av betalningsperiod innebärande att årsavgiften betalas i början av året. Fibern stängs av om avgiften inte betalas i tid. Som en övergång till ändrad betalningsperiod beslutar stämman årsavgiften både för år 2018 och 2019, oförändrat 300 kr/år. De medlemmar som har förskottsbetalat medlemsavgiften för 2018 får ett mail från kassören.

§ 13. Beslut om antalet styrelseledamöter och styrelsesuppleanter som ska väljas.

Anders Gardelin presenterar valberedningens förslag om oförändrat 5 ledamöter och inga suppleanter.

Stämman godkänner valberedningens förslag.

§ 14. Val av ordförande

Valberedningen föreslår omval av Hans Forsslund.

Stämman godkänner valberedningens förslag.

§ 15. Val av styrelseledamöter

Valberedningen föreslår omval till 2020 för Susanne Boman och Kjersti Jones. Kerstin Ribeiro är tidigare vald till 2019. Lasse Johansson var vald till 2019, valberedningen föreslår fyllnadsval av Henry Forsblom på 1 år.

Stämman godkänner valberedningens förslag.

§ 16. Val av revisorer och revisorssuppleant

Valberedningen föreslår omval av Karin Kellström, sammankallande, samt nyval av Ulf Godman. Som revisorssuppleant föreslås omval av Roger Wiberg.

Stämman godkänner valberedningens förslag.

§ 17. Val av valberedning

Stämman beslutar att utse Karin Kellström, sammankallande, samt Tord Stuxgren och Bengt Viberg till valberedning t o m årsstämman 2019.

§ 18. Övriga ärenden som ska tas upp på föreningsstämman enligt lag eller föreningens stadgar, och som anmälts till styrelsen senast fyra veckor före årsmötet.

Ordförande rapporterar att inga ärenden har inkommit som uppfyller kraven för att behandlas vid stämman. En skrivelse har skickats till samtliga ledamöter i styrelsen samt till revisorerna från Thomas Frid, som inte är medlem i föreningen då hustrun är ensam ägare till fastigheten.
Formellt ska skrivelsen (Bilaga 7) avvisas och inte ligga till grund för beslut då endast medlemmar har rätt att delta i föreningens arbete. Styrelsen föreslår trots detta att skrivelsens innehåll diskuteras.

Ordförande presenterar skrivelsen och kommenterar framför allt den del som handlar om insatsen i en ekonomisk förening. Det är en missuppfattning av skrivelsens avsändare att insatsen skulle vara betalning för teknisk anslutning av en fastighet till fibernätet. Insatsen var det kapital, tillsammans med bidrag och gemensamt arbete, som föreningen behövde för uppbyggnad av fibernätet. Det uttalades mycket tydligt att efteranslutningar skulle innebära extrakostnader för tillkommande medlemmar då grävning och fiberanslutning till kopplingspunkt blir betydligt dyrare efter att det ursprungliga projektet avslutats. Föreningen har gett styrelsen i uppdrag att hantera kostnaderna för nyanslutningar. Styrelsen har tidigare beslutat att föreningen betalar kostnaden för själva inblåsningen och den tekniska inkopplingen av förbindelsen inklusive samordning och projektering, dvs den del som entreprenören BRS har hand om.

Enligt lag får styrelsen inte företa åtgärd som är ägnad fördel åt en medlem eller någon annan åtgärd till nackdel för föreningen eller annan medlem.

Revisorerna tillfrågades om skrivelsen. De anser att den inte föranleder någon åtgärd från deras sida.

Skrivelsen har bidragit till stämmans beslut om fast avgift enligt § 10 ovan. Styrelsen konstaterar även att kostnadsförslagen till nya fastigheter, felaktigt benämnda offerter, borde ha angett att arbetet faktureras på löpande räkning och därmed kunde ändras.

Stämman beslutar att skrivelsen får anses besvarad vid överläggningen och föranleder ingen ytterligare åtgärd.

§ 19 Övriga frågor

Ny lag
Ordföranden rapporterar att en ny lag gällande ekonomiska föreningar införs den 1 juli. Om en ekonomisk förenings stadgar strider mot lagen efter den 30 juni måste nödvändig ändring av stadgarna göras senast 2020. En nyhet är att det endast krävs ett föreningsmöte för att ändra stadgarna. Föreningen måste korrigera vissa punkter i stadgarna, styrelsen återkommer om detta.

Ledningsrätt
Samtliga handlingar är klara och Hans Forsslund och Kerstin Ribeiro har deltagit i en lantmäteriförrättning 31 maj. Om inga överklagan inkommer borde ledningsrättsärendet vara slutfört någon gång under sommaren.

Holmens Skog AB
I samband med ansökan om ledningsrätt framkom att det, av misstag från föreningens sida, inte hade upprättats något markupplåtelseavtal för Hellvi Sudergårde 2:1. Styrelsen bad ägaren, Holmens Skog AB, att få ett markupplåtelseavtal i efterskott. Detta ville inte ägaren godkänna utan krävde istället att föreningen skulle dra om ledningen som gick över deras mark, vilket skulle ha inneburit en kostnad för föreningen om 216 000 kr, inklusive två vägundergångar. Styrelsen föreslog då att föreningen skulle köpa marken (liknade mark har värderats till 25 000 kr) men fick till svar att det inte var aktuellt att sälja någon mark.

Styrelsen diskuterade frågan med Lantmäteriet. I vissa fall kan lantmätaren fatta beslut utan att parterna kommit överens, t.ex. om samhällsnyttan överskrider nackdelen för skadan vid intrånget. Vid lantmäteriförrättningen 31 maj deltog en representant för Holmens Skog AB via videokonferens. Representanten insåg att det via ledningsrätt går att få tillgång till mark genom tvång. Holmens lade fram ett förslag med några små förändringar i villkoren, vilket Hellvi Fiber kunde tänka sig att acceptera. Efter mötet utredde lantmätaren om villkoren kunde tas med. Vid överläggning med Holmens Skog AB kom de fram till att Hellvi Fiber betalar 5 000 kr för intrånget och att mindre villkor läggs till om markanvändningen i framtiden skulle ändras. Därmed kan Lantmäteriet lägga fram ett beslut som nu är på gång.

Placeringar
Per Larsson föreslår att styrelsen överväger att placera delar av sitt kapital på något sätt som ger avkastning. Styrelsen tar gärna emot förslag.

Styrelsearvodet
Revisor Karin Kellström uppmärksammar stämmodeltagarna på att styrelsens arvode inte motsvarar det stora arbete som styrelsens ledamöter lägger ner för föreningen.

§ 20 Mötet avslutas

Ordförande tackar de närvarande för ett trevligt och konstruktivt möte och förklarar mötet avslutat.

Vid protokollet

Kjersti Jones

Justeras

Bo Kellström                                                      Lennart Romin

OBS PROTOKOLLET ÄR INTE FORMELT JUSTERAT ÄN.

Du är här: Start Protokoll årsmöte 2018